Communiceren op de werkvloer: 6 do’s & don’ts
Hoe je communiceert op de werkvloer heeft veel invloed op jouw succes én plezier op je werk. Als je het niet goed aanpakt, kan dat leiden tot frustratie, extra werk, en ongemakkelijke situaties met collega’s. Dus, hoe pak je dit slim aan? We hebben 6 do’s and don'ts op een rij gezet voor je!
6 tips om mee aan de slag te gaan!
Communicatie op de werkvloer gaat over alle gesprekken die je intern voert. Denk aan een-op-eengesprek, groeps meetings, e-mails, Slack of Teams-berichten en video calls. Iedere vorm vraagt om een andere benadering, waardoor het belangrijk is om effectief te leren communiceren.
1. Wees duidelijk en concreet
Op je werk wordt van je verwacht dat je efficiënt communiceert, of je nou een mailtje stuurt of een meeting in gaat. Lang om de brei heen draaien, veel side story’s vertellen en niet duidelijk je punt maken zorgt voor verwarring en irritaties bij collega’s.
Do: Bedenk van tevoren wat je precies wilt overbrengen. Schrijf bijvoorbeeld je e-mail alsof je maar één kans hebt om je punt duidelijk te maken. Begin met de belangrijkste informatie, dit wordt ook wel de *BLUF-methode* genoemd (Bottom Line Up Front). Dit betekent dat je meteen je vraag of update geeft, zodat je collega’s meteen weten waar het om gaat. Daarna kun je de onderbouwing of context benoemen.Houd het kort en krachtig om misverstanden te voorkomen.
Don’t: Vermijd lange, wollige verhalen. Niemand zit te wachten op een mail waar je doorheen moet scrollen om het belangrijkste eruit te vissen.
2. Samenwerken = Communiceren
Als je goed communiceert, begrijp je elkaar beter en weet je hoe je het beste met elkaar kunt omgaan. Goed communiceren zorgt dus voor een betere samenwerking! En voor ruimte om elkaar feedback te geven.
Do: Sta open voor feedback en zie het als een kans om te groeien. Bedank degene die je feedback geeft en bedenk hoe je die kunt gebruiken om beter te worden.
Don’t: Neem feedback niet te persoonlijk. Als je dichtklapt of in de verdediging schiet, wordt samenwerken een stuk lastiger. Hierdoor blijven problemen vaak onopgelost en maak je in de toekomst dezelfde fouten. Voorbeeld:
De feedback moet dus gericht zijn op het gedrag en niet op de persoon. Daarnaast moet het specifieke suggesties voor verbetering hebben .
Voorbeeld:
Don’t: Je doet dit altijd verkeerd en dat moet echt anders.
Do: Ik zie dat je moeite hebt met dit proces. Misschien kunnen we samen kijken naar een andere aanpak.
3. Pas je communicatiestijl aan
Niet iedereen communiceert op dezelfde manier. De een houdt van directheid, de ander wil liever wat meer uitleg.
Do: Probeer in te schatten wat je collega fijn vindt. Is je collega bijvoorbeeld meer analytisch ingesteld? Gebruik dan feiten en cijfers om je punt duidelijk te maken. Werkt iemand liever actiegericht? Leg dan meteen uit wat de volgende stappen zijn.
Don’t: Hou er rekening mee dat jouw communicatiestijl niet altijd aansluit bij wat je gesprekspartner nodig heeft. Als je hier geen rekening mee houdt, loop je het risico dat je langs elkaar heen praat.
4. Deel informatie slim
We kennen het allemaal: je staat in de cc van een mail, maar eigenlijk zit er geen update voor jou tussen of een gerichte actie. Dit kan behoorlijk irritant zijn, zeker als het vaak gebeurt.
Do: Denk na over wie jouw informatie echt nodig heeft. Stuur je bericht alleen naar de mensen die er iets mee moeten doen. Op die manier houd je de communicatie efficiënt en voorkom je dat iedereen zijn mening geeft over zaken waar ze eigenlijk niets mee te maken hebben.
Don’t: Vermijd het om iedereen zomaar in de cc van een e-mail te zetten. Dit zorgt voor onnodige ruis en leidt vaak tot onnodige discussies.
5. Let op je toon en lichaamstaal
Hoe je iets zegt, is vaak net zo belangrijk als wat je zegt. Non-verbale signalen zoals je toon, gezichtsuitdrukking en houding kunnen je boodschap versterken of juist ondermijnen.
Do: Zorg voor oogcontact en een open houding. Dit laat zien dat je echt luistert en betrokken bent. Vooral in face-to-face gesprekken is dit cruciaal.
Don’t: Vermijd een gesloten houding, zoals je armen over elkaar houden, en probeer niet weg te kijken tijdens het gesprek. En vooral heel belangrijk: kijk niet zomaar op je laptop of telefoon als je met iemand in een meeting zit. Daarmee geef je het signaal af dat je niet luistert en geïnteresseerd bent.
Side note: Vergeet daarnaast niet op je toon te letten. Zeker online kunnen dingen als kortaf overkomen, terwijl dit niet zo bedoeld is. Kijk dus goed hoe je iets formuleert en of je niet te straight to the point bent.
6. Kies het juiste platform
Niet elk gesprek is geschikt voor een snel berichtje of een video call. Soms is een face-to-face gesprek beter om misverstanden te voorkomen of om gevoelige onderwerpen te bespreken.
Do: Kies het communicatiekanaal dat het beste past bij de boodschap die je wilt overbrengen. Korte updates kunnen makkelijk via een Slack- of Teams-bericht worden gedeeld. Voor uitgebreide updates met veel informatie is een e-mail vaak handiger. Zo kunnen mensen zelf bepalen wanneer ze reageren, zonder onnodig van hun werk te worden afgeleid. Als je echt iets diepgaand wilt bespreken en overleggen, plan dan een meeting of videocall in.
Don’t: Niet alles hoeft een meeting te zijn! We herhalen: niet alles hoeft een meeting te zijn. Een veelvoorkomende frustratie op kantoor zijn de talloze onnodige vergaderingen. Een fysieke bijeenkomst kost veel tijd en energie en moet daarom een duidelijk doel hebben.
Klaar voor een baan?
Ben jij (bijna) klaar voor een baan in de financiële sector? Check onze vacatures in de richtingen Finance, Risk, Data of IT. Recruiter Jorn staat klaar om je te helpen met het gehele sollicitatieproces!
